การบริหารงานองค์กร

การบริหารงานองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

   

   การบริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ผู้บริหารควรปฏิบัติดังนี้

1. สร้างคนเก่ง

ปรัชญาและแนวคิดการสร้างคนเก่งของเจ้าสัวธนินทร์ เจียรวนนท์ ได้แก่ คนเก่งต้องการอำนาจ เกียรติ และ เงิน

– อำนาจ :คนเก่งต้องมีเวที มีอำนาจสำหรับใช้ในการแสดงความสามารถ

– เกียรติ :คนเก่งต้องได้รับการยอมรับ

– เงิน :ผลตอบแทนที่จูงใจ

องค์กรควรมีนโยบายพัฒนาคนเก่ง สร้างคนที่เก่งกว่าตนเองขึ้นมา เลือกคนให้ถูก ใช้คนให้เป็น

– เลือกคนที่มีความรับผิดชอบสูง

– เลือกคนที่มีความขยัน

– เลือกคนที่มีความอดทน

– เลือกคนที่มีความพยายามสูง

– เลือกคนที่ไม่เห็นแก่ตัว

องค์ประกอบที่ทำให้คนเรามีความเจริญ คือ ต้องมีโอกาส ต้องมองจุดเด่นของผู้อื่น ต้องเป็นคนมีจิตใจให้อภัยไม่อาฆาต ต้องหาปมด้อยของตนเอง และต้องรู้จักเสียเปรียบ

2. มีกลยุทธ์การบริหารงาน ประยุกต์ใช้เครื่องมือ Balances Scorecard ศึกษาวิจัยหาความต้องการของลูกค้า

3. มีกลยุทธ์ในการบริหารงานคน สร้างค่านิยม สร้างวัฒนธรรมการสร้างคนเก่ง เครียมคนเก่ง พัฒนาผู้นำในทุกระดับ หาตัวตายตัวแทน

มีปัจจัยที่จะกระตุ้นให้คนทำงาน หัวหน้าต้องชื่นชม/ยกย่องลูกน้อง ต้องมีผลตอบแทนที่จูงใจ ทำงานแบบ TQM เชื่อมประสานงานให้กลมกลืน เหมือนการบรรเลงดนตรีวงออเคสตาร์ (Orchestra)

4. เป็นผู้ที่มีทักษะกระบวนการในการสร้าง ให้เกิดพลังอันยิ่งใหญ่ (Synergy Leaadership)จากบุคคลรอบตัว อันจะนำมาซึ่งความสำเร็จเกินเป้าหมาย

ลักษณะผู้นำที่จะสร้างลูกน้องให้เกิดพลัง

1. สื่อเป้าหมายอย่างชัดเจน ต้องการให้ทำอะไรเพื่อให้ประสบผลสำเร็จอย่างไร

2. ดึงศักยภาพของลูกน้อง หัวหน้าต้องรู้ว่าลูกน้องแต่ละคนชำนาญด้านไหน วิเคราะห์ลูกน้องเพื่อดึงพลัง

3. ทำอะไรคิดถึงผลกระทบก่อน เช่นจะเปลี่ยนแผนกลูกน้องต้องอธิบายสิ่งที่เขาจะได้รับ ไม่ทำให้ลูกน้องรู้สึกว่าทำผิดจึงถูกปรับเปลี่ยนงานเป็นต้น

4. เข้ากันให้ได้ หัวหน้าต้องโน้มตัวเข้าหา จับมือไว้ แล้วไปด้วยกันเสมอ ทำอะไรให้ทำไปด้วยกัน

5. ให้กำลังใจลูกน้อง ให้รางวัลลูกน้อง ชื่นชม ยกย่องอย่างเสมอภาค

6.หัวหน้าต้องมีความคิดสร้างสรรค์ เพื่อจะได้คิดช่วยเหลือลูกน้องเมื่องานไม่ประสบผลสำเร็จตามที่กำหนดไว้ เปรียบเสมือนบินอยู่ที่สูงมองเห็นปัญหาที่งานไม่สำเร็จ และลงมาร่วมปฏิบัติเพื่อให้สำเร็จ ต้องลงมาคลุกกับงานด้วยถ้ามีความจำเป็นเพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย ต้องทำให้เห็น

7.ให้มาก ๆ ฟังมาก ๆ พูดดี คิดดี และทำดี อย่าลืมว่า คนอื่น ๆ แม้จะไม่สามารถจดจำคำพูด หรือการกระทำที่เราทำหรือพูดกับเขาได้ แต่เขาจดจำความรู้สึกที่เกิดขึ้นจากคำพูดและการกระทำของหัวหน้าได้

8. หัวหน้าต้องจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการสื่อสารที่รวดเร็ว แก้ไขปัญหาเร็ว

9. ส่งลูกน้องไปอบรมเป็นกลุ่ม หลีกเลี่ยงการส่งไปเพียงคนเดียวเพราะจะทำให้เกิดความเข้าใจผิด

10. ควรมีวิธีจัดการกับลูกน้องที่มีนิสัยส่วนตัวเป็นอุปสรรคในการทำงาน เช่นโทรศัพท์ส่วนตัวในเวลางานมาก หัวหน้าไม่ควรต่อว่านิสัยส่วนตัวเป็นลำดับแรก ควรอธิบายและแจ้งวัตถุประสงค์ในการทำงานซึ่งหากลดอุปสรรคจะทำให้มีผลงานดี ขึ้นเป็นต้น

11. หัวหน้าต้องควบคุมงาน แต่การควบคุมต้องอย่าให้ลูกน้องรู้สึกถูกบีบบังคับ

นอกจากสร้างพลังจากลูกน้องแล้วยังต้องสร้างกับบุคคลรอบข้างเช่น

สร้างพลังจากหัวหน้า ต้องเข้าใจเป้าหมายองค์กร รู้เป้าหมายแผนก เรียนรู้style หัวหน้า

สร้างพลังจากต่างแผนก ต้องให้ความร่วมมือ ไม่เข้าข้างลูกน้องตัวเองจนเกินไป

สร้างพลังจากลูกค้า รู้ความต้องการของผู้ใช้บริการ ช่วยผู้ใช้บริการเสมอ

สร้างพลังจากครอบครัว ลดตัวตนเองลง

สร้างพลังจากบุคคลอื่น อย่าเอาเปรียบ มีความจริงใจ พันธมิตรwin-win

5. ต้องมีการบริหารความเสี่ยง ต้องประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในองค์กร โดยพิจารณาโอกาสและผลกระทบที่จะเกิดความเสี่ยงนั้น ๆ ว่าจะยอมรับได้หรือต้องจัดการกับความเสี่ยงนั้น ๆ เพราะความเสี่ยงนั้นอาจเกิดความเสียหายอย่างมาก เช่น หากเกิดไฟไหม้ห้องสมุด จะมีความเสี่ยงสูงที่หนังสือจะไหม้หมด แม้โอกาสเกิดอาจมีน้อย ผู้บริหารอาจตัดสินใจทำประกันภัย เป็นต้น

6. ต้องมีการคิดนวัตกรรม เพื่อให้ได้สินค้าและบริการใหม่ ลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย ลดเวลาทำงาน เพิ่มระดับความพึงพอใจ โดยองค์กรกระตุ้นบุคลากรในองค์กรทุกส่วนร่วมกันคิดนวัตกรรม เช่น จัดประกวดนวัตกรรม ตัวอย่างการจัดประกวดนวัตกรรม ของบริษัทซีพีประจำแต่ละปี มีโครงการได้รับรางวัล ติ๋มซำ(เกี๊ยวกุ้ง) ทำไมต้องนึ่ง ทำให้บริษัทได้ผลิตภัณฑ์ใหม่ , โครงการบริษัทกำจัดผี ทำให้บริษัทได้ร่วมกับคู่ค้าผลิต mp3 ถูกลิขสิทธิ์จำหน่าย , โครงการสะดวกบุญ มีปฏิทินทำบุญเคาน์เตอร์เซอร์วิส ทำให้บริษัทเป็นองค์กรการกุศลในโลก โครงการข้าวเหนียวช่วยชาติ ทำให้ได้รูปแบบข้าวเหนียววางจำหน่ายและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น นอกจากสร้างนวัตกรรมแล้วควรมีการประเมินผลลัพธ์ด้วย หากนวัตกรรมใดยังไม่แน่นอน เช่นยอดจำหน่ายขึ้น-ลง อาจจัดเป็นเพียงสิ่งประดิษฐ์เท่านั้น นวัตกรรมคือ การเปลี่ยนแปลงสู่สิ่งใหม่ หรือปรับปรุงจากสิ่งเดิม ที่เกิดจากการนำความรู้และความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ซึ่งสามารถนำไปพัฒนาให้ เกิดคุณค่าต่อลูกค้า องค์กร และสังคม

7. ต้องมีทักษะในการเจรจาต่อรอง สถานการณ์การเจรจาต่อรองไม่ได้เกิดเฉพาะการจัดซื้อเท่านั้น แต่การเจรจาต่อรองจะเกิดได้ทุกเวลาเมื่อเกิดข้อขัดแย้ง ตกลงกันไม่ได้ ผู้บริหารควรมีกรอบคิดเน้นประโยชน์มากกว่าความถูกต้อง เน้นสิทธิมากกว่าอำนาจ เช่นหากผู้ปฏิบัติงานไม่ทำงานนอกเวลาทำการในเวลาเย็น หากมีความจำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จผู้บริหารอาจต่อรองให้มาปฏิบัติงานในช่วง เช้าก่อนเวลางานเป็นต้น ควรเข้าใจความรู้สึกนึกคิดของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ควรสลับบทบาทคิดว่าหากตนอยู่ในสภาพของอีกฝ่ายหนึ่งจะเป็นอย่างไร เพื่อให้เกิดความเข้าใจและความรู้สึกดีต่อกัน ต้องสามารถควบคุมตนเอง มีวุฒิภาวะทางอารมณ์และทัศนคติที่ดี อดทนต่อความขัดแย้งและความคลุมเครือได้ ไม่เหนื่อย หรือเบื่อง่าย

8. ต้องมีการบริหารผลการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นกระบวนการร่วมกันระหว่างฝ่ายบริหาร หัวหน้า และบุคลากรแต่ละคนในการบริหาร เพื่อให้ได้ผลการปฏิบัติงานที่ตอบสนองต่อเป้าหมาย และทิศทางขององค์กร เน้นการบริหารข้อตกลง มากกว่าการบริหารโดยคำสั่ง และเน้นพันธะความรับผิดชอบร่วมกันของบุคลากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

การบริหารข้อตกลง ผู้บังคับบัญชาต้องสื่อสารให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจหน้าที่สำคัญที่ผู้ปฏิบัติ งานคนนั้นต้องทำ งานของผู้ปฏิบัติงานนั้นมีส่วนสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรอย่างไร

พันธะรับผิดชอบร่วมกัน ผู้ปฏิบัติงานและผู้บังคับบัญชาจะทำงานร่วมกันเพื่อรักษาระดับ ปรับปรุงงานที่ทำอย่างไร จะวัดผลการปฏิบัติงานได้อย่างไร จะสามารถระบุอุปสรรค และขจัดอุปสรรคอย่างไร

การประเมินผลลัพธ์จากการปฏิบัติงาน(Performance) เป็นไปตามข้อตกลง แต่การประเมิน สมรรถนะการทำงาน(Competencies)ควรระมัดระวังเพราะเป็นการใช้ดุลยพินิจของผู้ บังคับบัญชาต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ โดยเฉพาะพฤติกรรมที่เกิดตามสถานการณ์ มิได้เป็นพฤติกรรมที่แท้จริงของผู้ปฏิบัติงาน องค์กรควรมีการจัดทำดัชนีชี้วัดและกำหนดเป้าหมายผลสัมฤทธิ์ของงาน ตัวชี้วัดระดับบุคคลต้องสอดคล้องกับตัวชี้วัดของฝ่ายหรือขององค์กร การกำหนดตัวชี้วัดต้องเจาะจง วัดได้ เห็นชอบร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ปฏิบัติงาน ภายใต้กรอบเวลาที่เหมาะสม ต้องมีการถ่ายทอดเป้าหมายผลการปฏิบัติงานตามลำดับขั้นการบังคับบัญชา