เทคนิคการวิเคราะห์งาน

เทคนิคการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ

                                 เมื่อมีการมอบหมายงานเพิ่มหรือมีการโยกย้ายงาน จากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง หน่วยงานที่ได้รับเงินเพิ่มมักจะขอคนเพิ่มเสมอ แต่…หน่วยงานที่เอางานออกไป มักจะไม่ได้ลดคนตามไปด้วยบางครั้งงาน ๆ เดียวถูกย้ายไป 3-4 หน่วยงาน อัตรากำลังคนรวมขององค์กรเพิ่มขึ้น 3-4 คน ปริมาณงานหรือความรับผิดชอบโดยรวมขององค์กรยังมีอยู่เท่าเดิม ปัญหาการเพิ่มกำลังคนจะค่อย ๆ ก่อตัวสะสมมากขึ้นไปเรื่อย ๆ พอถึงระดับหนึ่งผู้บริหารรู้สึกว่าจำนวนพนักงานมากเกินไปแล้วแต่บอกไม่ได้หรอกว่ามากตรงไหนมากเพราะอะไร ผู้บริหารก็มักจะมอบหมายให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ไปศึกษาดูว่าทำไมหน่วยงานนั้นจึงใช้คนมากและให้ไปศึกษาดูว่า จริงๆแล้วหน่วยงานนั้นๆควรจะใช้คนเท่าไหร่จึงจะเหมาะสมปัญหาที่ตามมาของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ คือ ไม่รู้ว่าจะเข้าไปวิเคราะห์ได้อย่างไร จะเริ่มต้นตรงไหนจะวิเคราะห์อะไรบ้าง ถ้าองค์กรขาดการวิเคราะห์กำลังคนที่มีประสิทธิภาพแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่เพียงแต่จำนวนกำลังคนจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่เหมาะสมกับปริมาณงานแล้วยังมีปัญหาต่างๆ ติดตามมาอีกมากมาย เช่น ขาดประสิทธิภาพในการจัดโครงสร้างองค์กร ต้นทุนการบริหารจัดการสูงเกินความเป็นจริงเสี่ยงต่อการเกิดปัญหาทุจริต คอรัปชั่นสูง ใช้คนผิดประเภท ใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่า ดังนั้นเพื่อให้องค์กรต่างๆ มีแนวทางในการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ จึงขอนำเสนอวิธีการวิเคราะห์งาน 10 ขั้นตอน ดังนี้

1. ระบุกิจกรรมหลัก

ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่งงานใด ขอแนะนำว่าควรจะเริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลัก หรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆมีอะไรบ้างอะไรคืองานหลักงานหลักนั้นๆ มีหน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลักกับกิจกรรมหลักอย่างชัดเจน และครอบคลุม เช่น งานจัดซื้อวัตถุดิบมีกิจกรรมย่อยๆคือ รับคำขอซื้อจากหน่วยงานผลิต วางแผนการจัดซื้อ จัดทำใบสั่งซื้อ การตรวจสอบใบสั่งซื้อ อนุมัติใบขอสั่งซื้อ ฯลฯ

2. วิเคราะห์ระดับของงาน

ให้นำเอากิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้นๆเป็นงานระดับไหนระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับคือ งานระดับจัดการงาน ควบคุมงาน บังคับบัญชาและงานระดับปฏิบัติการ เช่น การจัด ทำใบสั่งซื้อถือเป็นงานปฏิบัติการงานตรวจสอบใบสั่งซื้อถือเป็นงานควบคุม บังคับบัญชา และงานอนุมัติใบขอสั่งซื้อถือเป็นงานระดับจัดการ

3. วิเคราะห์ชั่วโมงงานและปริมาณงาน

ให้วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นๆใช้เวลาในการทำ งานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน เช่น ออกใบสั่งซื้อ 300 ใบต่อเดือน ใช้เวลาในการออกใบละ 5 นาที เวลารวมต่อเดือนคือ 300 x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน

4. วิเคราะห์ความถี่ในการปฏิบัติงาน

วิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่บ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้งสามเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง

5. วิเคราะห์การใช้ทรัพยากร

วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากร อะไรบ้าง(ที่ไม่ใช่คน) เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้างใช้มากน้อย เพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไป

6. วิเคราะห์ความเสี่ยงของงานหรือกิจกรรม

ขอให้วิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้นๆมีจุดที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้างทั้งนี้เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการกำหนดแนวทางในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

7. วิเคราะห์ว่าควรจะทำเองหรือให้หน่วยงานข้างนอกทำ

ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารงานในยุคปัจจุบันและอนาคต เพราะองค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่างานใดบ้างที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่ ต้นทุนคุ้มหรือไม่เมื่อเทียบกับที่องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่

8. ตรวจสอบผลการวิเคราะห์

เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้วให้ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ

1) งานนั้น(รวมทุกกิจกรรม)ใช้ทรัพยากรเหมาะสมหรือไม่ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคนเครื่องมืออุปกรณ์

2) งานนั้นมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใดและ

3) งานนั้นมีความเหมาะสมในหลักของการตรวจสอบภายในหรือไม่ เช่น มีการขอเอง ดำเนินการ ตรวจสอบเองหรือไม่

9. กำหนดออกหรือทางเลือก

เมื่อทราบผลการวิเคราะห์งานนั้นๆแล้ว ให้ลองนำเสนอแนวทางในการจัดงานจัดตำแหน่งจัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะเป็นและควรจะกำหนดแนวทางไว้หลายๆแนวทางและควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่าแนวทางใดเหมาะสมมากที่สุด เช่น ถ้ากิจกรรมนี้อยู่ด้วยกันก็สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันได้ หรือถ้าจัดคอมพิวเตอร์ 2-3 เครื่องมาเป็นส่วนกลางทุกคนสามารถใช้ด้วยกันได้จะเกิดประสิทธิภาพมากกว่า

10. นำเสนอผู้บริหารระดับสูง

ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำผลการวิเคราะห์งาน พร้อมทั้งข้อเสนอเกี่ยวกับแนวทางที่ควรจะเป็น เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาให้ความเห็นว่าควรจะดำเนินการหรือไม่เมื่อไหร่และ จะดำเนินการอย่างไร จึงจะไม่กระทบต่อความรู้สึกและการทำงาน ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่งงานใด ขอแนะนำว่าควรจะเริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลักหรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆมีอะไรบ้าง อะไรคืองาน หลักงานหลักนั้นๆมีหน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลักกับกิจกรรมหลักอย่างชัดเจน และครอบคลุม เช่น งานจัดซื้อวัตถุดิบ มีกิจกรรมย่อยๆคือ รับคำขอซื้อจากหน่วยงานผลิต วางแผนการจัดซื้อ จัดทำใบ สั่งซื้อ การตรวจสอบใบสั่งซื้อ อนุมัติใบขอสั่งซื้อ ฯลฯ ให้นำเอากิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้นๆเป็นงานระดับไหน ระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับคือ งานระดับจัดการงาน ควบคุมงาน บังคับบัญชา และงานระดับปฏิบัติการ เช่น การจัดทำใบสั่งซื้อถือเป็นงานปฏิบัติการ งานตรวจสอบใบสั่งซื้อถือเป็นงานควบคุมบังคับบัญชา และงานอนุมัติใบขอสั่งซื้อถือเป็นงานระดับจัดการให้วิเคราะห์ว่ากิจกรรม นั้นๆใช้เวลาในการทำงานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน เช่น ออกใบสั่งซื้อ 300 ใบต่อเดือน ใช้เวลาในการออกใบละ 5 นาที เวลารวมต่อเดือนคือ 300x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน วิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่บ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้ง สามเดือนครั้ง หรือปีละ ครั้ง วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง(ที่ไม่ใช่ คน) เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้าง ใช้มากน้อยเพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไปขอให้ วิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้นๆมีจุดที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้าง ทั้งนี้ เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการกำหนดแนวทางในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารงานในยุคปัจจุบันและอนาคต เพราะ องค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่างานใดบ้างที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่ ต้นทุนคุ้ม หรือไม่เมื่อเทียบกับที่องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่ เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้วให้ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ

1) งานนั้น(รวมทุกกิจกรรม)ใช้ทรัพยากรเหมาะสมหรือไม่ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เครื่องมืออุปกรณ์

2) งานนั้นมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด

3) งานนั้นมีความเหมาะสมในหลักของการตรวจสอบภายในหรือไม่ เช่น มีการขอเองดำเนินการตรวจสอบเองหรือไม่

เมื่อทราบผลการวิเคราะห์งานนั้นๆแล้วให้ลองนำเสนอแนวทางในการจัดงาน จัดตำแหน่ง จัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะเป็น และควรจะกำหนดแนวทางไว้หลายๆแนวทาง และควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้ เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่าแนวทางใดเหมาะสมมากที่สุด เช่น ถ้า กิจกรรมนี้อยู่ด้วยกันก็สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันได้ หรือถ้าจัด คอมพิวเตอร์ 2-3 เครื่อง มาเป็นส่วนกลางทุกคนสามารถใช้ด้วยกันได้จะเกิดประสิทธิภาพมากกว่า ขั้นตอน สุดท้ายคือการนำผลการวิเคราะห์งานพร้อมทั้งข้อเสนอเกี่ยวกับแนวทางที่ควรจะเป็นเพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาให้ความเห็นว่าควรจะดำเนินการหรือไม่ เมื่อไหร่ และจะดำเนินการอย่างไรจึงจะไม่กระทบต่อความรู้สึกและการทำงาน

จากการวิเคราะห์งานทั้ง 10 ขั้นตอนที่กล่าวมานี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าองค์กรใดที่ กำลังประสบปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคนเรื่องประสิทธิภาพของงาน เรื่องความเสี่ยงหรือล่อแหลมต่อปัญหาต่างๆคงจะสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ